Folgend informieren wir Sie ¨¹ber die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Anspr¨¹che und Rechte.

1. Ansprechpersonen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die:
Fachhochschule Potsdam
vertreten durch die Pr?sidentin Prof. Dr. Eva Schmitt-Rodermund
Kiepenheuerallee 5, 14469 Potsdam
praesidentin@fh-potsdam.de
Hochschulleitung

Der Datenschutzbeauftragte der Fachhochschule Potsdam ist:
Sven Hirsch
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5, 14469 Potsdam
datenschutz@fh-potsdam.de
Datenschutzbeauftragter

Kontakt der verarbeitenden Stelle:
Die Zentrale IT der Fachhochschule Potsdam erteilt Ausk¨¹nfte, falls Sie Fragen oder Hinweise haben:
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5, 14469 Potsdam
it-service?@fh-potsdam.de
Zentrale IT

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Campus.Account ist ein zentraler Zugang zum Campusdatennetz und den verschiedenen elektronischen Diensten der FH Potsdam. Er erlaubt es Ihnen sich mit nur einer Benutzerkennung an verschiedenen Systemen anzumelden. Zu diesem Zweck stellt dieser ein Nutzerverzeichnis zur Verf¨¹gung auf das Dienste der FH Potsdam zugreifen k?nnen. Des Weiteren werden daraus Mail-Verteilerlisten und die MitarbeiterInnen-Liste generiert.

Bei Studierenden und Lehrbeauftragten ist die Grundlage f¨¹r diese Verarbeitung die Datenschutz-Grundverordnung der EU (EU-DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. e) und das Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG ¡ì14 Abs. 9).
Bei MitarbeiterInnen ist die Grundlage EU-DSGVO Art. 88 und ¡ì 26 BbgDSG.
Bei WeiterbildungsteilnehmerInnen erfolgt die Verarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (EU-DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b).
Bei Externen und Alumnis erfolgt die Verarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (EU-DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a).

Des Weiteren werden von den Diensten Logfiles erzeugt, welche personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten enthalten k?nnen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Datenschutz-Grundverordnung der EU (EU-DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f), mit dem berechtigten Interesse des Sicherstellens der IT-Sicherheit, der M?glichkeit der Fehlerdiagnose und f¨¹r die Ressourcenplanung. Dies ist in der ?Benutzungsordnung f¨¹r die IT-Einrichtungen der Fachhochschule Potsdam¡° geregelt.

3. Welche Daten nutzen wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Studierende

Die Accounts der Studierenden werden aus den bei der Immatrikulation erhobenen Daten erzeugt und werden regelm??ig mit diesen abgeglichen. Dabei werden folgende Daten ¨¹bernommen:

• Nachname
• Vorname
• Fachbereich
• Studiengang
• Angestrebter Abschluss
• Matrikelnummer

Zus?tzlich wird eine FH-E-Mail-Adresse f¨¹r jeden erzeugt.

Mitarbeiter*nnen

Bei MitarbeiterInnen stammen die Daten aus der Personaldatenbank und werden ebenfalls regelm??ig abgeglichen. In diesem Fall sind es folgende Daten:

• Nachname
• Vorname
• Eventuelle Titel
• Fachbereich
• Statusgruppe

Zus?tzlich wird eine FHP-E-Mail-Adresse f¨¹r jeden erzeugt und die dienstliche Rufnummer und der Raum hinterlegt.

Weiterbildungsteilnehmer*nnen

Bei WeiterbildungsteilnehmerInnen wird und Nachname, Vorname und die (externe) E-Mail-Adresse von veranstaltenden Bereichen gemeldet.

Lehrbeauftrage

Lehrbeauftragte werden von den Dekanaten an die Zentrale IT gemeldet. Dabei wird der Nachname, Vorname, Titel und die Mail-Adresse ¨¹bermittelt. Zus?tzlich wird eine FH-E-Mail-Adresse f¨¹r jeden erzeugt.

F¨¹r alle Nutzer*innen

F¨¹r alle NutzerInnen wird ein eindeutiger Loginname erzeugt und werden Gruppen und Rollen im Campus.Account eingetragen. Systemseitig werden noch weitere Daten erzeugt, wie den Zeitpunkt des letzten Logins, der letzten Passwort?nderung und verschieden interne IDs. In Logfiles wird je nach Dienst der Loginname, die Mail-Adresse, die IP-Adresse und/oder die MAC-Adresse gespeichert. Immer zusammen mit dem Zeitpunkt des Ereignisses. Folgende Ereignisse erzeugen zum Beispiel Logfile-Eintr?ge:

• Login in einen Dienst
• Logout aus einem Dienst
• Bei Webdiensten der Abruf einer Webseite
• Man schickt oder bekommt eine E-Mail

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Fachhochschule Potsdam werden die Daten an die Systeme weitergeben, f¨¹r welche Ihr Account freigeschaltet ist, um Ihnen den Zugriff zu erm?glichen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) k?nnen zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in der Kategorie IT-Dienstleistungen, die Supportdienstleistungen f¨¹r den Betrieb von verschiedenen Diensten leisten.

Im Rahmen des Dienstes Web Single Sign On, k?nnen Sie sich mit Ihrem Campus.Account auch bei externen Diensten einloggen. Bei wird Ihnen nach dem Login, aber vor der ?bermittlung, angezeigt welche Datenkategorien und Daten an wen ¨¹bermittelt werden und auf welcher rechtlichen Grundlage. In den meisten F?llen erfolgt dies freiwillig nach DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. A) und erfordert Ihre Zustimmung zur ?bermittlung Ihrer Daten. Im Rahmen von eduGAIN k?nnen diese Dienste auch au?erhalb der EU liegen. Da bei den Diensten von eduGAIN aber nicht erkennbar ist, wo diese betrieben werden, wird f¨¹r alle eine entsprechende Warnung angezeigt.

5. Dauer der Speicherung von Daten / L?schfristen

Account-Informationen

Studierende
Der Campus.Account wird 6 Monate nach der Exmatrikulation gel?scht.

Mitarbeiter*innen
Der Campus.Account wird sp?testens 6 Monate nach Beendigung der Besch?ftigung gel?scht. Es sein denn es bestehen andere Vereinbarungen.

Lehrbeauftragte
Der Campus.Account wird 8 Monate nach dem Ende des Semesters des Lehrauftrags gel?scht.

Externe Nutzer*innen
Es wird eine Laufzeit f¨¹r den Campus.Account vereinbart. Nach Ablauf dieser wird der Account gel?scht, falls keine Verl?ngerung erfolgt

Daten in angeschlossenen Diensten werden sp?testens 1 Monat danach gel?scht. Dazu geh?ren die Mailpostf?cher und die Moodle-Konten.

Logfiles
Logfiles werden f¨¹r 7 Tage aufgehoben und danach automatisch gel?scht.

Wenn der NutzerInnen bei der Nutzung des Dienstes Web Single Sign On der ?bertragung an einen externen Dienst zustimmt, wird diese Zustimmung als Nachweis f¨¹r 2 Jahre gespeichert. Dabei wird der Zeitpunkt, der Dienst, der Loginname und f¨¹r welche Attribute eine Zustimmung zu ?bertragung erteilt wurde protokolliert. Die Zustimmung selbst gilt f¨¹r 1 Jahr oder bis zum Wiederruf.

6. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegen¨¹ber dem Verantwortlichen zu:

• Sie k?nnen von dem Verantwortlichen eine Best?tigung dar¨¹ber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, k?nnen Sie von dem Verantwortlichen Auskunft ¨¹ber sowie eine Kopie diese/r Daten gem?? Art. 15 DSGVO verlangen. Wenn Sie sich in Moodle einloggen, k?nnen Sie diese Daten, z.B. in Ihrem Profil selbst einsehen.
• Sie haben au?erdem das Recht auf Berichtigung (gem?? Art. 16 DSGVO). Sofern inkorrekte Daten gespeichert werden, k?nnen Sie diese zum Teil selbst anpassen (selbst erfasste Profildaten) oder die Verantwortlichen auffordern, dies zu tun. Die Verantwortlichen werden der Aufforderung nachkommen, sofern die Berichtigung berechtigt und angemessen ist.
• Sie haben ein Recht auf L?schung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (gem?? Art. 17 DSGVO). Sie haben einen Anspruch darauf, dass Daten gel?scht werden, die tats?chlich falsch sind oder f¨¹r der Verantwortliche keinen weiteren Zweck hat. Ein Recht auf L?schung von Daten besteht nicht, wenn der Verantwortliche verpflichtet ist, die Daten aus gesetzlichen Gr¨¹nden oder durch andere Verpflichtungen noch vorzuhalten. Die Pflicht zur Speicherung von Daten kann auch nach Exmatrikulation bestehen. Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf L?schung, wenn Informationen von Ihnen selbst verfasst wurden und diese im Kontext mit Informationen anderer Nutzenden stehen (z.B. Forenbeitr?ge).
• Sie haben ein Recht auf Einschr?nkung der Verarbeitung durch die Verantwortlichen (gem?? Art. 18 DSGVO). Die Verantwortlichen werden sicherstellen, dass Daten im Fall der Einschr?nkung nur solchen Personen zug?nglich sind, die die Daten unbedingt einsehen m¨¹ssen. Dazu k?nnen sie sich der Mittel der Pseudonymisierung und der Anonymisierung bedienen.
• Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung (gem?? Art. 21 DSGVO). Sie k?nnen der weiteren Nutzung der Daten widersprechen. Dies kann nur in die Zukunft hinein wirksam werden. Das Widerspruchsrecht ist keine automatische Verpflichtung zur L?schung der Daten f¨¹r die Verantwortlichen. Sofern die Verantwortlichen Speicherpflichten aus anderen Gr¨¹nden haben, werden sie dies abw?gen und Sie informieren.
• Sie haben ein Recht auf Daten¨¹bertragbarkeit (gem?? Art. 20 DSGVO). Sie haben einen Anspruch, Daten, die von Ihnen selbst verfasst wurden, in einem elektronischen Format, das f¨¹r die Nutzung an einer anderen Stelle eingesetzt werden kann, zu erhalten. Das Recht ist beschr?nkt auf Daten, die nicht an andere Stellen ¨¹bertragen werden d¨¹rfen oder die Rechte Anderer z.B. Urheberrecht betreffen.
• Au?erdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbeh?rde (gem?? Art. 77 DSGVO). Im Falle eines Versto?es gegen gesetzliche Bestimmungen zum Schutz der ¨¹ber Sie gespeicherte Daten k?nnen Sie die zust?ndige Aufsichtsbeh?rde ansprechen. (Landesbeauftragte f¨¹r den Datenschutz und f¨¹r das Recht auf Akteneinsicht, LDA, www.lda.brandenburg.de).?

Sprechen Sie bitte zuerst die verarbeitende Stelle, die Verantwortliche bzw. den beh?rdlichen Datenschutzbeauftragten der FH Potsdam an (siehe Punkt 2). In den meisten F?llen lassen sich dadurch Fragen kl?ren und Beschwerden l?sen.

7. Besteht f¨¹r mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihres Studiums / Besch?ftigungsverh?ltnisses m¨¹ssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die f¨¹r die Begr¨¹ndung, Durchf¨¹hrung und Beendigung des Studiums / Arbeitsverh?ltnis erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich legitimiert sind.
Ohne diese Daten werden wir in der Regel eine Immatrikulation / einen Arbeitsvertrag / den Abschluss eines Vertrages ablehnen m¨¹ssen bzw. einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchf¨¹hren k?nnen und ggf. beenden m¨¹ssen.

F¨¹r die Nutzung von an den Campus.Account angeschlossenen Systemen ist ein Campus.Account auf jeden Fall n?tig. Ohne einen Campus.Account kann zum Beispiel kein FH-Mail-Account erzeugt werden, nicht auf das MyCampus-Portal (Online Pr¨¹fungsverwaltung, Download von Studienbescheinigungen) zugegriffen werden und auch die Nutzung der E-Learning-Plattform Moodle ist dann nicht m?glich. Die FH Potsdam ist bestrebt alle neuen Dienste an den Campus.Account anzubinden.

Version vom 13.03.2019